Was bedeutet die E-Rechnungspflicht ab 2025?

Ab dem Jahr 2025 müssen Unternehmen in Deutschland den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen können. Diese Umstellung betrifft insbesondere den öffentlichen Sektor, wird aber auch den Bereich zwischen Unternehmen (B2B) betreffen. Rechnungen in Papierform oder als PDF ohne strukturierte Daten gehören bald der Vergangenheit an. Unternehmen müssen sich auf digitale Standards einstellen, um sowohl gesetzeskonform als auch effizient arbeiten zu können. In dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller allerdings noch dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung auch eine sonstige Rechnung auszustellen. Erst nach Ablauf dieser Übergangsfrist ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung tatsächlich verpflichtend.

Eine E-Rechnung stellt die Rechnungsdaten nicht in Papierform oder als PDF-Bilddatei dar, sondern als maschinenlesbaren, strukturierten XML-Datensatz. Für die Umsetzung gibt es verschiedene Formate, wie zum Beispiel die X-Rechnung oder ZUGFeRD.

Warum haben wir uns für ZUGFeRD entschieden?

Wir haben uns bewusst für das ZUGFeRD-Format entschieden. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bietet eine hybride Lösung, die sowohl ein lesbares PDF-Dokument als auch maschinenlesbare XML-Daten in einer Datei vereint. Dieser Standard erfüllt nicht nur die gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnungspflicht, sondern bringt auch viele Vorteile mit sich:

• Einfach und kompatibel: ZUGFeRD ermöglicht eine unkomplizierte Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen ohne aufwendige Zusatzsoftware. Es lässt sich leicht in bestehende Systeme integrieren.
• Kosteneffizient: Durch ZUGFeRD verringern sich Bearbeitungszeiten und Fehler, da die Daten automatisch ausgelesen und verarbeitet werden.
• Zukunftssicher: Das Format wird stetig weiterentwickelt und bleibt auch in Zukunft den Anforderungen an die digitale Rechnungsstellung gewachsen.

Wer ist von der Umstellung im Kassensystem auf die E-Rechnung betroffen?

Dies betrifft alle Kunden, die unsere Faktura nutzen und B2B-Rechnungen schreiben (z.B. Berechnung von Schwimmzeiten an Schulen oder Vereine). Hier ist der Einsatz einer E-Rechnung künftig verpflichtend. Mit der Integration von ZUGFeRD in unser Abrechnungssystem haben wir frühzeitig auf die kommenden Vorschriften reagiert. Unsere Kunden können sich auf eine rechtssichere und unkomplizierte Lösung verlassen, die bereits auf die E-Rechnungspflicht 2025 vorbereitet ist. 

Um die volle Funktionalität nutzen zu können, ist ein System-Update erforderlich. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen hierzu.

Zukunftssicherheit mit dem HKS-System

Die Einführung der E-Rechnung markiert einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Bei HKS sind wir stolz darauf, unsere Kunden heute schon auf die Anforderungen von morgen vorzubereiten. Unsere Faktura-Lösung bietet nicht nur eine vollständige Integration der ZUGFeRD-E-Rechnung, sondern auch die nötige Flexibilität, um den wachsenden Herausforderungen des Marktes gerecht zu werden.

Stellen Sie sich jetzt auf die Anforderungen von 2025 ein und wählen Sie mit HKS eine zukunftssichere Lösung! Bitte beachten Sie, dass ein Update für die Ausgabe der E-Rechnung notwendig ist. Wir stehen Ihnen mit unserer Expertise zur Seite und sorgen für eine reibungslose und effiziente Umstellung.

Bei Fragen zur E-Rechnung oder zur Implementierung des ZUGFeRD-Formats in unser Abrechnungssystem können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Der verpflichtende Empfang der E-Rechnung tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Bundesministeriums. Für Details zur Software stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.